Notre conception de la notion de séminaire,manifestation ou rencontre… est la suivante :
- un rassemblement,
- en général, hors du lieu de travail habituel,
- avec une cible plus étendue qu’une réunion classique,
- un thème précis et une animation prédéfinie,
- avec des réflexions centrées autour d’une problématique commune à tous,
- un moment d’échanges, de partage et de cohésion,
- recherchant les synergies entre acteurs le jour du séminaire, manifestation ou rencontre…, mais aussi après celui-ci.
L’organisation d’un séminaire constitue un acte de management et s’apparente à la conduite de projet.
Un chef de projet désigné compose une équipe projet à cet effet, et les rôles de chacun sont définis au sein de groupes dédiés à l’animation, la logistique et la communication.
Chaque groupe est piloté par un responsable identifié.
C’est la question principale à se poser avant de se lancer dans la démarche.
Ainsi, la clarification et l’analyse de la demande sont un préalable pour s’assurer de la réussite et mieux répondre aux objectifs recherchés par le commanditaire.
À l’identique de tout projet, pour clarifier la demande et pour identifier la problématique et les besoins, il conviendra de préciser plusieurs paramètres.
Les objectifs du séminaire ou du rassemblement, rencontres, c’est-à-dire pourquoi ce type particulier de manifestation : pour informer ou pour recueillir de l’information (ex : attente des agents), pour travailler sur un concept, des solutions, des propositions d’organisation, pour favoriser la cohésion d’un groupe autour d’une thématique commune, …
La cible du séminaire ou du rassemblement, rencontres, c’est-à-dire qui et combien seront les participants, quels sont les liens entre-eux (liens hiérarchiques, fonctionnels, les éventuelles tensions) et aussi quel est leur degré de connaissance et d’implication sur le thème traité. La connaissance de leur participation, volontaire ou non, au séminaire, manifestation ou rencontre… constitue aussi un élément précieux à prendre en compte pour organiser l’animation.
Questionner les attentes du commanditaire vis-à-vis de l’équipe projet constituée. Il convient de clarifier le niveau d’implication de l’équipe chargée d’organiser le séminaire,manifestation ou rencontre… : une aide à l’organisation de la manifestation, une animation, une observation et/ou une évaluation (quel objet, quel périmètre et à quel moment, quels documents de restitution, sous quelle forme et dans quels délais), une capitalisation (comment et quand ?) ou bien l’ensemble de toutes ces prestations ?
Connaître l’environnement professionnel est un impératif pour mieux appréhender le champ d’intervention, le contexte et les acteurs. Un mini diagnostic de l’organisation peut être réalisé avant la clarification de la demande, si les éléments recueillis le permettent (site intranet-internet, comptes rendus de réunions, entretiens avec le commanditaire, …).
Demander des informations sur l’ambiance dans le service et l’ambiance probable du séminaire (plutôt conviviale, plutôt conflictuelle, neutre) pour permettre de mieux cibler les modalités d’animation les plus appropriées.
Récupérer les actes, les évaluations ou toutes traces du (ou des) séminaire, manifestation ou rencontre…(s) précédent(s), si la pratique de séminaires, manifestation ou rencontre… est habituelle dans la structure, et lorsque les éléments existent.
Si le séminaire paraît la réponse adaptée à la problématique, une formalisation (contractualisation) de la commande avec le donneur d’ordre permettra de proposer une méthodologie adaptée, de valider les modalités d’intervention, ainsi que les moyens matériels, humains et financiers nécessaires.
Notre cabinet de conseil RH, ASLLogistic est à votre disposition pour l’organisation de vos séminaires/ rassemblement/rencontre….
Il conviendra alors de préciser clairement où commence et où s’arrête la mission, ainsi que de définir le rôle et missions de chacun, tout au long du séminaire, manifestation ou rencontre… (animateurs, rapporteurs, observateurs, etc.).
Si une évaluation du séminaire, manifestation ou rencontre… est prévue, penser à élaborer une grille d’analyse (critères, indicateurs) en amont.